Moederbedrijven, groepshoofden en klantengroepen
De velden op de klantkaart leiden soms tot wat verwarring. In dit artikel wordt de betekenis van verschillende velden uitgelegd aan de hand van deze voorbeeld structuur met 2 broers die via een persoonlijke holding eigenaar zijn van een gezamenlijke holding en daaronder een tweetal B.V.'s.
Moederbedrijf: Dit is een standaard veld in Synergy. Een bedrijf kan maar 1 moeder hebben. Een holding met 2 50% aandeelhouders met gelijke zeggenschap (zoals Bassie en Adriaan Holding) heeft dus geen moeder.
Groepshoofd: Dit veld wordt op basis van een script bijgewerkt. De hoogste moeder is het groepshoofd. In het voorbeeld zijn dus zowel de Bassie en Adriaan Holding als de 2 PH's een groepshoofd. De PH's zijn groepshoofd van zichzelf.
Klantengroep: Klantengroep is een niet-juridische verzameling. In het bovenstaande voorbeeld wil je wellicht wel toegang tot alle dossiers in M-Files, ook van de PH's en de personen. En als je een omzet analyse maakt wil je een afboeking op de PH relateren aan de totale omzet van al die bedrijven. Je kunt in een klantengroep dus meerdere bedrijven verzamelen ongeacht of die juridisch gekoppeld zijn. Zo kun je ook de DGA als persoonsklant koppelen aan je klantengroep en heb je alles bij elkaar. Het is wel de bedoeling dat een klantengroep altijd groter is of gelijk aan een groepsstructuur - dus niet binnen een groepsstructuur meerdere klantengroepen of een soort sub klantengroep binnen een klantengroep. Dat levert ook een fout op voor het secretariaat. De klantengroep hoeft niet per se de topholding te zijn. Dat kan ook een natuurlijke persoon zijn of een werkmaatschappij. In het voorbeeld is Verdwenen Kroon Holding de klantengroep en ook de particulieren zijn onderdeel van de klantengroep.
Factuurklant: Als je de factuur wilt verzamelen op een specifieke entiteit binnen de groep kun je hier die factuurklant ingeven. Let op! Hier moet wel een overeenkomst over zijn met de klant die op eigen uitdrukkelijk verzoek wil dat de factuur wordt samengevoegd. Dit kan ook gevolgen hebben voor BTW vooraftrek en de juridische afwikkeling van een faillissement.